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浅谈办公室环境的管理

时间:2019-01-11 08:51:29来源:本站 作者: 点击:
  浅谈办公室环境的管理_公共/行政管理_经管营销_专业资料

  浅谈办公室环境的管理_公共/行政管理_经管营销_专业资料。浅谈办公室环境的管理 摘要:办公室是一个企业的中心枢纽,良好的办公环境,不仅可以让我们心情 舒畅,更能让来参观洽谈的客户感受到公司的良好素质,留下好印象。随着科学 技术的进步,生活水平的提高,人们对于

  浅谈办公室环境的管理 摘要:办公室是一个企业的中心枢纽,良好的办公环境,不仅可以让我们心情 舒畅,更能让来参观洽谈的客户感受到公司的良好素质,留下好印象。随着科学 技术的进步,生活水平的提高,人们对于办公环境的要求也越来越高,优良的办 公环境能够让人心情愉快、精力集中,提高办公效率,在有利于员工身体健康的 同时也有利于组织的沟通。 好的办公室环境更能体现出企业的形象,提升工作效 率。 关键词:办公室环境 管理 协调 舒适 一、 办公室环境的含义及其原则 (一) 办公室环境的含义 环境是指人类周围的所有事物及状态。 环境一般可分为自然环境和人为环境; 而办公室环境就属于人为的环境,人们可以根据自身的需要去设计办公室的环 境,对办公室环境做出适当的管理,使其变得舒适,符合企业的发展需要。 办公室环境可划分为硬环境和软环境。硬环境包括机关的办公处所、建筑设 计、室内空气、光线、颜色、办公设备及办公室的布置等外在客观条件。软环境 包括机关的工作气氛,工作人员的个人素养、团体凝聚力等社会方面的环境。 (二) 办公室环境要遵循的原则 1、协调,舒适 协调、舒适是办公室布置的一项基本的原则。这里所讲的协调,是指办公室 的布置和办公人员之间配合得当; 舒适, 即人们在布置合理的办公场所中工作时, 身体各方面并没有觉得不适,觉得比较舒适;对工作环境觉得舒适,工作比较称 心。 协调的内涵是物质环境与工作要求的协调。它包括:办公室内设备的空间分 布、墙壁的颜色、室内光线、空间的大小等与工作特点性质相协调;人与工作 安排的协调;人与人之间的协调,包括工作人员个体、志趣、利益的协调及上 级与下级的工作协调等。只有各方面的因素都能协调好,在办公室工作的人才 会觉得舒适,这也有利于提高团体的工作效率与团队的合作精神。 2、便于监督 监督是对工作人员的工作进行监督与督导;它分为自我监督、内部监督及外 部监督。 办公室的布置必须有利于监督,特别要有利于工作人员的自我监督与内 部监督。 办公室的布置要适应自我监督的需要。所谓自我监督,就是进行自我约束和 控制,自觉地遵守相关的规章制度,要有很强的自制能力,自觉的做好自己的本 分工作。 办公室的布置还要适应机关内部监督的特点和需要。 机关内部监督的主要特 点是:第一,内部监督是一种群众性的日常监督。内部监督与带有专门目的的监 督有所区别, 其监督内容包括工作人员在日常工作中的一切行为,以及通过各种 行为举止反映出来的思想觉悟、 道德品质等。主管领导通过此来得出对工作人员 的整体评价。第二,内部监督具有双向和多维监督的特点,它是主管人与部属之 间,部属与部属之间的相互监督,是群体内部的监督,它有利于群体内的良好沟 通和协调。第三,内部监督是一种内部力量的约束,这取决于内部的纪律约束、 1 团队作风、自觉程度等。 办公室是一个集体工作的场所,上下级之间、同事之间既需要沟通,也需要 相互监督。 每个人的特长和缺点也不同,所以在工作中不能及时的纠正就可能会 影响到工作的进程, 因此办公室的布置必须有利于在工作中相互监督、 相互提醒, 从而把工作中的失误减少到最低程度,把工作做得更好。 3、有利于沟通 沟通是人与人之间思想、信息的传达和交换。通过这种信息传达和交换,使 人们在目标、信念、意志、兴趣、情绪、情感等方面达到理解、协调一致。沟通 是心灵的窗口,沟通从心开始,人与人之间的沟通最重要的是真诚,所以沟通对 于人类来说是十分重要的。办公室作为一个工作系统,必须保证充分的沟通,才 能实现信息的及时有效地流转和传递;系统内各因子、各环节才能动作协调地运 行。在办公室内也要经常地进行必要的有效的沟通,这不仅能提高工作的效率, 而且能够促进员工之间的情感的交流和友谊。 4、整洁、卫生 整洁、卫生包括两个含义:一是办公用品的整齐有序,二是室内的干净卫生, 这两方面是相互联系和影响的。 整洁是指办公室的布置合理、整齐清洁。所以安置办公设备时,要节省空间, 以使室内有较大的活动场地; 办公桌与文件柜的相对位置也很讲究, 一般情况下, 文件柜应位于办公桌后方,伸手可及;桌上物品应分类摆放,整齐有序。电话机 应放在办公桌的右上角,以方便接听。 卫生是办公室环境的重要内容之一,要勤扫勤擦,保持地面、桌面、门窗玻 璃及其他物品的清洁。在时间安排上,最好是下班前扫地,上班前擦桌面、拖地 板,这样可以避免上班时尘土飞扬。办公室内的垃圾要及时的清理,时刻保持办 公室的各方面的清洁, 因为这也从另一方面反映工作人员的素质,试问有谁愿意 在一个狼藉和满是灰尘的办公室内工作呢?所以要注意办公室的卫生。 二、 办公室环境的内容管理 (一)地理环境 办公室选定在良好的地理环境中,不仅可以凭借优越的自然位置节省绿化、 交通等的费用,方便员工的出行;更重要的是能够促进工作人员的身心健康,提 高工作的效率。 1、环境尽量优美。办公室所在地宜选在环境优美、空气清新、绿化程度比较高、 噪音以及其他的污染少的地方; 所以选址要尽量远离矿产企业和闹区。优美的环 境可以使人心情舒畅,空气清新也使人觉得舒适,从而提高工作效率,良好的工 作环境也能更好的留住人才。 2、交通方便。如果把办公室建在郊外,无疑会延长通勤距离和时间,增加交通 负担,降低行政效率,也会给工作人员的家庭增加负担。因此,机关单位在选址 时应考虑设在公共汽车站点附近,以方便员工的上下班的出行,也有利于和各个 单位的联系,增进友谊。 3、靠近文化区。一般情况下,文化区是比较安静,环境优美。更重要的是,文 化区是科研、学校、书店等单位集中地地方,有着良好的文化氛围,有利于员工 开展文化研究的工作。 4、综合择优。在办公室的选址时,一般很难做到十全十美的,在实际操作中往 往会产生矛盾,环境优美却远离市区;交通方便又过分喧闹。这就需要综合各方 面的因素,加以分析比较,然后择优而定。这就要求在选择的时候,要做好充分 2 的调查工作,择优选择。 (二)光线环境 光线环境对办公室的工作人员来说,是非常重要的。办公室内要有适当的照 明,以保护工作人员的视力。如果长期在采光、照度不足的场所工作,很容易引 起视觉疲劳,这不仅会影响工作的效率,久而久之还会造成员工的视力下降,不 仅会损害视力,而且会影响情绪。但亮度也不能太高,过高的亮度也会给员工的 视觉造成伤害的, 所以在实际中,要有适当的采光和亮度的办公室才能更好的工 作,这不仅有利于员工的身心健康,也有利于提高工作的效率。 1、灯光照明。除了自然光之外,办公室内的灯光应分布均匀,避免外露在吊顶 下面,理想的是嵌入式筒灯或槽型日光灯管,这样会使空间显得高一些。室内照 明灯具的选择强调自然明亮, 光照度必须达到 380 勒克司,否则会有昏沉沉的感 觉。 不同的照明方式会产生不同的气氛效果,在办公室内最好就是采用柔和的光 线处理会使长期伏案用眼过度的人减少疲劳。 2、墙面颜色。办公室的墙面一般为白色,因为布置任何装饰物,白色都是最好 的底色。如果讲究品味格调,或者想利用色彩影响人的感官来提高工作效率,那 么黄色使人沉稳,绿色使人平和,红色使人激奋。不过,大面积地用彩色,总会 很难把握这个度, 最好慎用。 总之, 究竟怎样处理地面, 应该根据实际情况决定, 并且充分考虑大面积的地板颜色对墙面、办公桌椅、办公设备这些色彩的影响, 尽量追求和谐统一。 3、字画、绿色植物。办公室内的装饰与摆设也很有讲究的,我们在选择字画装 饰办公室时,也要注意一下画的内容和含意,讨个口彩图个吉利。我们总不至于 明知上司生肖属羊, 而毫无顾忌地把一幅张牙舞爪的老虎图挂在他办公室内去折 磨他吧!所以在选择字画的时候要慎重,要与办公室内的环境相协调。而绿色植 物生气怏然, 令人赏心悦目, 在现代办公室环境中有着点缀色彩调节气氛的作用。 但是办公室绿化时也要注意植物与花卉对人体健康的影响, 因为大多数花卉会在 黑暗中排出二氧化碳,吸入氧气,如果办公室门窗紧闭,它们无疑会加速恶化室 内空气,譬如紫荆花的花粉会诱发哮喘;兰花和百合花的香味会使人失眠等。有 些花卉还会对人体产生保健作用, 譬如吊兰能够清除室内因装修产生的多种有害 气体如甲醛,白芷能清除吸烟造成的烟雾,玫瑰能消毒空气,杀灭病菌。我们在 办公室内栽种植物时有必要请教花匠,了解各种植物花卉的特性,根据风水、视 觉、嗅觉、健康等多种原因,配置出最恰当的办公室绿化效果。 (三)气氛环境 办公室的氛围对员工的工作也是很重要的,办公室内最好是和睦的气氛,和 睦的气氛是指一种非排斥性的情感环境。和睦的气氛对工作的顺利开展十分重 要。如果办公室内部的气氛是紧张的、不和谐的,其成员彼此互相猜疑,乃至嫉 恨,凡事相互推诿、扯皮,其工作效率必然低下。良好的心境是建立办公室内部 和睦气氛的最根本因素, 它对办公室成员行为的影响是不可忽视的。情绪一旦产 生,可以持续相当长的时间,左右人的心境,影响人的行为活动。具有愉快心境 的人,无论遇到什么事都能泰然处之;心境对人的身体健康也有明显的影响。因 此,办公室成员应该善于调节自己的心情,克服消极情绪;努力使自己在任何情 况下都能保持良好的心境, 创造一个和睦的气氛,共同为公司的发展奉献出自己 的一份力。 (四)声音环境 办公室应该保持肃静、安宁,才能使工作人员聚精会神地从事工作。一般来 3 说,在安静的场所工作,其效率往往会比较高;在嘈杂的环境中处理问题,往往 会分散精力, 影响工作效率甚至造成判断失误。尤其是对写文稿一类复杂的脑力 劳动,注意力需高度集中,而各种噪声往往造成人的情绪波动,思路中断,影响 工作的正常进行。 在办公室工作需要一个安静的环境,但安静并非是指绝对没有 声音。 因为一个人的听觉通道在完全没有刺激作用的情况下,会使人有一种恐惧 感,产生不舒服的感觉,造成工作效率下降;声音环境应有一个理想的声强值。 办公室的理想声强值为 20~30 分贝,在这个声强范围内工作,会使人感到轻松愉 快,不易疲劳。因此在办公室工作时要保持室内环境的安静。 (五)设备环境 办公室内设备应该齐全,在现代化的设备环境要求下,办公室的设备功能日 益强化和完善。良好的设备环境能有利于提高办公效率,有利于环境建设,更好 的符合办公室的发展要求。 1、办公室用品的规格、样式和颜色。办公桌椅的样式和规格,颜色应该保持一 致,并能配合室内的装饰。上司的桌椅和沙发则应豪华精致。办公室内的桌椅的 样式和规格能保持一致,这样总体上看起来办公室会比较舒服,有一致性,每个 员工的用品的配备也要统一一致,在别人看来也会觉得该公司很有组织性、很团 结。 2、办公室用品的摆放。室内的用品如文件柜要分类并贴上标志,资料架上的资 料夹也要分门别类并统一颜色,做到整齐划一,这样既美观,又能方便检索和查 找文件资料。电脑、传真机、打印机、扫描仪、投影仪数码文件等要集中放在一 个区域内,便于电源线和机器散热等管理和维护,办公桌上的个人电脑除外。有 一点要注意的是在办公桌上最好不要摆放或过多的摆放私人的物品。 (六)人际环境 办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。一个好的领导者,不仅要 注意改善工作场所的物质环境,还要花较大的力量建立办公室内良好的人际关 系。 1、一致的目标。目标是全体人员共同奋斗的方向,可激励大家奋发努力。只有 目标一致,才能使大家同心同德,团结共事。 2、统一的行动。要使工作人员在既定的目标下,充分发挥个人的特长,彼此配 合默契,必须有严格的规章制度,科学的管理,这样整个办公室才能呈现统一的 行动状态。 3、融洽的凝聚力。凝聚力是指办公室成员之间的吸引力和相容程度。个人的许 多心理需要,尤其是与工作有关的需要。例如信念与支持需要、归属需要等。这 样整个办公室的人才能更好的团结一致去工作。 好的人际环境本应是要使团队更好的工作,为社会和企业做贡献的;但在当 今社会, “官”本位越来越重,越来越多的人想方设法去谋官职或为自己谋利益; 这就造成了一种不好的人际环境,很多人都想靠关系或用钱去方便办事,团队内 部也会互相帮助,最终一起进入犯罪的沼泽中。2010 年 4 月 26 日,全国人大预 算工作委员会原主任朱志刚因受贿被审, (七)安全环境 安全环境是整个办公室安全措施的总和。人只有怎安全的环境下才能更安心 的工作,安全环境的内容大致包括以下方面: 1、防火安全。办公室内存储有大量的档案与信息,如果不慎失火,会给国家造 成不可弥补的损失。 所以办公场所要特别注意防火,除制订严格执行安全防火制 4 度外,还要设置防火、灭火及避雷装置,以防止火灾的发生。1997 年的柳州市 “9·19”特大火灾事故,一家白云山市场由于室内的线路短路而引起火灾,火 从一楼窜到三楼,市场大楼内的 1、2、3 楼内的绝大部分商品和设备化为灰烬, 直接经济损失 1900 万元。现在越来越多的人忽视了室内的线路的防火安全,所 以很容易导致火灾的发生,这就要求在环境的管理中要加强专人检查和预防火 灾,定时做好线路的检查和更换的工作。 2、人身安全。办公室工作人员在工作中为了贯彻党的方针政策,保护广大人民 的利益,有时会不可避免的触及少数人的利益,假如个别思想不正的人,办公室 工作人员的人身安全就有可能受到威胁。因此要加强门卫登记制度,以保证办公 场所及人员的安全。 3、财产安全。办公室的设备、文件、档案等是国家的财产,应该实行严格的安 全防护措施,以防止盗窃、拐骗、窃密现象的发生。除要有严格的制度作为保障 外,还要购置必要的保险设备,并配有专人负责。 三、总结 随着信息化和生产的大发展, 现在越来越多的企业已经忽略了办公室的环境的 管理,只注重生产的效率,但办公室是一个团体和部门工作的地方,其环境对于 工作的开展也是十分重要的, 因此要做好办公室的环境的管理的工作。办公室就 是公司的窗口, 是脑力劳动的场所,企业的创造性大都来源于该场所的个人创造 性的发挥,因此,重视个人环境兼顾集体空间,借以活跃人的思维,努力提高办 公效率;从另一个方面来说,办公室也是企业的整体形象体现,一个完整、统一 而美观的办公室形象,能增加客户的信任感,同时也能给员工以心理上的满足, 提高工作的效率。 所有加强对员工的办公室的环境的管理和优化是企业迫于现实 要做好的工作。 参考文献: [1]廖金泽编著.高级秘书手册.海天出版社 [2]张浩编著.办公室规范管理.中国物资出版社 [3]中华外贸学习网:中科软件园:

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